Excel: cinco questões a considerar ao desenvolver um modelo do Excel

Modelos do Microsoft Excel são ferramentas fantásticas que permitem obter a sua equipe para colocar em seus dados para o seu negócio de forma rápida e facilmente, enquanto ainda permitindo a consolidação dos dados com muito pouco trabalho. Há, porém, cinco questões-chave que você precisa considerar ao desenvolver o modelo do Excel.

Questão 1: proteger a planilha e Células

A primeira questão ao criar um modelo é garantir que sua planilha e as células são protegidas. Por exemplo, as células que você quer que as pessoas a colocar dados em não deve ter proteção aplicada e as manchetes que você precisa usar para explicar onde colocar os dados em deve de fato ser protegido.

Para além deste no Microsoft Excel 2003, você pode definir que as células que estão protegidas não pode ser selecionado e eu recomendo que todas as áreas são definidas manchete desta forma ..

Questão 2: Bloquear o livro contra mudanças estruturais

Existem diferentes níveis de segurança no Microsoft Excel, como a segurança no nível da célula, nível de planilha e nível de pasta de trabalho. Anterior a isso, eu recomendo que você use a proteção na planilha e nível celular para restringir as pessoas podem ter acesso a certas células. O livro também devem ser protegidos para garantir que os usuários não podem modificar o modelo subjacente. Você pode definir dois níveis de segurança que são a opção Modificar e Leia única opção. A única vez que você usar a opção Read Only é se o modelo só estava sendo usada para imprimir os dados.

Questão 3: Usar formatação para torná-lo fácil de saber onde colocar os dados

Existem alguns fundamentos básicos que eu sempre seguir quando se trata de formatação no Microsoft Excel. O pano de fundo da área onde eu quero a minha equipe a inserir os dados é sempre uma cor mais clara, com os fundos títulos que está sendo formatado com uma cor mais escura. Esta estratégia está em linha com a utilizada no desenvolvimento de software. Você vai notar em aplicativos como Microsoft Word, você sempre digitar o texto na área mais clara ea área mais escura é os títulos.

O outro lado é que, se o fundo é uma cor leve, então o texto a ser digitado deve ser uma cor escura e para os títulos, se os seus fundos de título são escuros seguida, o texto deve ser leve.

Estar sempre com cuidado ao usar as cores vermelho, verde e azul em modelos como as pessoas com daltonismo pode encontrar essas cores confuso. A outra questão de assistir com formatação é garantir que suas cores imprimir corretamente, especialmente se você tiver usado a cor na tela, mas ele imprime em preto e branco. Algumas cores não imprimir bem em impressoras em preto e branco.

Questão 4: Ocultar células não utilizadas

Um dos maiores erros que vejo as pessoas fazem com os modelos é a de não esconder as células não utilizadas. Tendo células unhidden corre o risco de que sua equipe pode colocar em informação na posição errada ou podem acreditar que precisam colocar mais informações no que eles precisam. Sempre ocultar suas células não utilizadas.

Questão 5: Use linhas de grade Formatado

Sempre que você estiver configurando uma planilha onde uma série de dados precisa ser inserido sempre usar linhas de grade escuros para indicar exatamente onde os dados devem ser inseridos. Geralmente vou usar linhas de grade só onde eu quero a minha equipe a inserir os dados. Eu geralmente não usá-los em torno das manchetes.

Estas cinco questões-chave vai ajudar a garantir que sua equipe usa o modelo da maneira que você pretende. Para terminar, gostaria de delinear em uma lista as cinco questões essenciais que você precisa considerar ao desenvolver um modelo do Microsoft Excel:

Questão 1: proteger a planilha e Células

Questão 2: Bloquear o livro contra mudanças estruturais

Questão 3: Usar formatação para torná-lo fácil de saber onde colocar os dados

Questão 4: Ocultar células não utilizadas

Questão 5: Use linhas de grade Formatado...